Cos’è il controllo di gestione e perché è cruciale nelle PMI

Quanto costa un’azienda? Molte PMI pensano di saperlo: guardano fatturato, costi e utile, hanno i numeri sotto mano e sulla carta questo è sufficiente. In realtà? Non sempre questo basta.

Il tracciamento degli introiti nella maniera più classica riguarda il quanto, ma lascia aperti i quesiti di come e perché. In pratica, è facile notare un calo dell'utile, ma per porvi rimedio è necessario conoscere da cosa ciò derivi.

Cos’è il controllo di gestione

Il controllo di gestione è un processo che guida l’azienda verso i propri obiettivi strategici. Non si tratta solamente di pianificazione, ma di un sistema articolato in tre fasi:

• La definizione degli obiettivi
• La misurazione dei dati
• L’analisi dello scostamento tra il dato atteso e quello reale

Con questi dati è possibile quindi prendere delle decisioni strategiche mirate, non guidate dal solo fatturato, ma con la capacità di comprendere più di quello che i numeri da soli ci dicono.

Facciamo un paragone: se si parlasse di un film, la sola misurazione dei margini sarebbe l’equivalente di conoscere il finale, ma non la trama. Il controllo di gestione, invece, è paragonabile a conoscere ogni colpo di scena, ogni svolta del racconto. Proprio per questo, non si applica a posteriori, ma richiede un monitoraggio continuo.

Perché è importante conoscere tutta la storia

Diciamolo chiaro: sembra un lavoro immenso tenere sotto controllo ogni aspetto in maniera costante. E non solo: spesso richiede un grosso dispendio di energie e di tempo dell’intero team. Quindi perché farlo?

La ragione è semplice: perché farlo consente di fare scelte migliori.  Concretamente, grazie al controllo di gestione si può dare risposta a domande come:

• Quali clienti sono davvero profittevoli? Spesso, la risposta non è quella che ci si aspetta: non sono quelli che pagano di più, ma quelli che fanno consumare meno tempo extra rispetto a quello previsto.
• Quali progetti appaiono validi ma erodono margine senza che te ne accorga? Alcuni progetti, infatti, tendono ad allargarsi per via di continue revisioni, richieste di supporto, aggiunte dell’ultimo minuto.
• Quanto pesa l’overhead? La pianificazione di una roadmap, gli allineamenti sul progetto, la stesura di report e documentazione sono solo alcuni esempi delle inevitabili tappe di un progetto non direttamente legate all’output, ma che incidono sui tempi di esecuzione.

Oggi, il controllo di gestione ha più peso che mai. In sempre più aziende il valore dei dipendenti non è dato da azioni fisiche ripetitive, ma da lavoro knowledge-based, cioè fondato su conoscenze, analisi e decisioni prese dall’uomo. Ed è proprio in questo contesto che trattare il costo del personale come un unico blocco non è più sufficiente.

Perché le PMI sottovalutano il controllo di gestione

Potrebbe sembrare che un’analisi così approfondita del tempo speso sia “roba da corporate”, ma non lo è: qualsiasi piccola-media azienda la cui produttività dipende dall’operato mentale dei propri dipendenti ha bisogno dei dati giusti per prendere decisioni sensate.

Lo abbiamo visto in varie aziende con cui abbiamo collaborato negli anni. Le buone intenzioni ci sono tutte, ma la gestione è deficitaria. Non è colpa dei manager, né dei dipendenti, ma della natura stessa di ciò che è richiesto.

Anche partendo con buona volontà, il controllo di gestione è complicato. Esistono strumenti che promettono di aiutare (sì, non è più necessario il caro vecchio Excel), ma:

• Sono rigidi: non sono in grado di adattarsi alla reale complessità del lavoro di ogni giorno
• Sono noiosi da usare: il report giornaliero rischia di essere un’ulteriore fonte di overhead.
• Il team li vive come burocrazia inutile e dimentica di usarli, oppure li evita attivamente se non rinforzato di continuo.

Il risultato? Il lavoro non viene tracciato, o viene tracciato male. I dipendenti compilano un rapporto vago, basato sulla memoria, magari con giorni di ritardo, quando ormai non ricordano esattamente come abbiano speso il proprio tempo.

La conseguenza di uno scarso controllo

Cosa succede quando non si ha un vero controllo di gestione? Quando i dati sono incompleti, o addirittura assenti, l’inevitabile conseguenza è che le decisioni vengano prese alla cieca o sulla base di supposizioni.

All’atto pratico, alcuni malintesi frequenti che si creano sono:

• Si sovrastima la redditività di alcuni clienti, spesso basandosi su quanto pagano e senza tener conto del vero impegno che richiedono.
• Si sottostima il lavoro interno, quello invisibile, come tutta la gestione, la necessità di allinearsi, coordinarsi o apportare correzioni al lavoro fatto.
• Si pensa di dover vendere di più, anche quando il problema è un altro, ad esempio nel costo dei processi interni o nelle richieste extra dei clienti.
• Si perde controllo sulla capacità reale del team: non si è più in grado di stabilire quanto lavoro il team possa gestire e se il team sia veramente produttivo o solamente occupato.

In poche parole, le decisioni aziendali vengono prese sulla base di una mappa di dati incompleta, senza una bussola a indicare la direzione giusta per raggiungere i KPI stabiliti.

Come abbiamo risolto il problema del controllo di gestione

Anche noi di Mabiloft abbiamo vissuto in prima persona questo problema. Ci siamo trovati al punto in cui non sapevamo più che fine facesse il tempo del team. Nonostante ci impegnassimo per raccogliere dati, non eravamo in grado di farlo in modo sostenibile e spesso non avevamo veramente tutte le informazioni di cui avevamo bisogno.

Per risolvere questo problema, abbiamo costruito uno strumento. Lo scopo era ambizioso:

• Tracciare le attività che silenziosamente richiedevano uno sforzo del team
• Saper ricondurre ogni attività al relativo progetto e a chi l’aveva svolta
• Avere una panoramica chiara dell’impegno richiesto a ciascun comparto

In poche parole, volevamo capire dove va il tempo. 

Ma non solo: volevamo anche che questo strumento venisse usato anche dai più pigri di noi e per questo abbiamo reso il nostro strumento veloce da usare, senza sforzi aggiuntivi da parte del team.

È con quest’idea che è nato NexusAi. Su questa piattaforma il team traccia i progetti sui quali lavora in maniera agile. Grazie all’integrazione con l’IA, basta scrivere un messaggio in linguaggio naturale e il tool si arrangia a categorizzare i task descritti, assegnandoli al progetto e addirittura alla fase del progetto corretti. Inoltre, a fine giornata il tool manda una notifica per ricordare di aggiornare e confermare i task del giorno.

NexusAi ci fornisce una panoramica chiara, e anche facile da analizzare grazie ai molteplici grafici e tabelle. Ora sappiamo:

• Quanto tempo è davvero richiesto da ogni progetto, 
• Chi ci sta lavorando, 
• Quanto impegnato è ogni compartimento e
• Quando è previsto che si liberi.

Sebbene sia nato per rispondere a un’esigenza interna, abbiamo deciso di renderlo disponibile anche per altri. Non sono solo le software house, infatti, ad avere un problema con il controllo di gestione: studi commercialisti, agenzie di marketing, startup di vario genere e qualsiasi team medio-piccolo sono solo alcuni esempi di altri settori che possono trarre vantaggio da un’analisi più approfondita del loro tempo.

Al momento il tool è disponibile online con una prova gratuita di 30 giorni. Se vuoi capire che fine fa il tempo della tua azienda, provalo. 

Oppure, scrivici e raccontaci di come la tua azienda risolve l’annosa questione del controllo di gestione. Siamo curiosi di scoprire la tua soluzione e magari discutere insieme della gestione di effort e marginalità.

PS. Vogliamo il tuo feedback! Se decidi di provare NexusAi, facci sapere cosa ne pensi: raccontacelo in un’email a nexus@mabiloft.com oppure prenota una call con noi.